ACCURATE Accounting Software diciptakan oleh Putera/Puteri Bangsa Indonesia yang berdiri di bawah bendara PT. Cipta Piranti Sejahtera, lebih dikenal dengan sebutan CPSSoft, yang berlokasi di Jakarta. ACCURATE Accounting Software merupakan software pertama yang dikembangkan oleh CPSSoft. Dalam mengembangkan software, CPSSoft selalu menggunakan pinsip dasar 3 M, yaitu Murah, Massal , dan ber-Manfaat.
Pertama kali di luncurkan untuk kalangan umum pada bulan November 1999, dengan memanfaatkan event pameran komputer terbesar di Indonesia setiap tahun yaitu Indocomtech 1999 yang diselenggarakan JHCC, Jakarta. Versi yang diluncurkan pada waktu itu adalah Versi 1.0, dengan nama Accurate2000 Accounting Software. ACCURATE versi perdana tersebut diluncurkan dengan angka 2000 dibelakang nama ACCURATE karena waktu itu software tersebut dikembangkan sudah Y2K Ready, dan target pasarnya adalah pengusaha kecil-menengah yang terganggu dengan millennium bug tapi belum menemukan solusi yang tepat, karena pada waktu, software yang Y2K Ready harganya cenderung belum terjangkau oleh pengusaha kecil.
Pada waktu pameran tersebut , CPSSoft mendapat banyak sekali masukan yang berharga dari para user ataupun calon usernya. Berkat masukan dari user dan mengikuti perkembangan dunia usaha di Indonesia ACCURATE selalu membenah diri dan menyesuaikan dengan perkembangan tersebut. Hingga sekarang telah release versi 4. Pemunculan versi 4 ini tentunya memberikan beberapa kemudahan baru bagi user dalam menerapkan sistem akuntansinya ke dalam ACCURATE.
Software Paket
Kali pertama dibuat ACCURATE mengkonsentrasikan pembuatan software paket. Kelebihan software paket adalah harga bisa relatif murah dikarenakan banyak penggunanya. Sedangkan jika membuat software tailor made maka biaya development atas software tersebut ditanggung oleh satu perusahaan atau satu holding company. Jarang perusahaan yang mampu untuk membuat software tailor made ini dikarenakan harganya yang sangat mahal dan waktunya lama.
Sebagai perumpamaan kalalu kita ingin membeli baju, biasanya menjelang lebaran orang-orang sibuk mencari baju baru. Dulu mungkin belum ada pabrik konveksi dan supermarket (mall) sehingga sebulan menjelang lebarang semua penjahit selalu rame. Prosedurnya adalah kita beli kain dulu, lalu datang ke tukang jahit, oleh tukang jahit badan kita diukur, kemudian tukang jahit akan melakukan pekerjaan selama seminggu bahkan lebih jika pesanannya banyak. Selama seminggu itu pula kita menunggu dengan hasil yang “belum jelas”. Maksud belum jelas disini, yaitu kita tidak tahu persis bagaimana nantinya baju itu selesai. Setelah seminggu kita datang ke tukang jahit dan mengambil baju pesanan tersebut, lalu kita coba. Jika tukang jahitnya pengalaman dan professional maka baju itu akan pas dipakai, tetapi jika kurang professional maka baju itu mungkin tidak sesuai dengan yang diharapkan. Mungkin kekecilan, kebesaran, jahitannya kurang bagus dan lainnya. Harga untuk membayar tukang jahit itupun mahal. Gambaran di atas adalah kondisi jika kita membeli software (baju) dengan tailor made (tukang jahit).
Perkembangan jaman sudah mulai berubah, dimana ukuran sebagian besar orang sama. Jika orang yang mempunyai ukuran badan normal, saat ingin membeli baju tidak usah ke tukang jahit, tetapi langsung ke mall. Disana tersedia berbagai macam baju siap pakai dengan berbagai ukuran dan jenisnya. Kita langsung coba, dan kita sudah pasti tahu baju yang akan dibeli nantinya seperti apa. Setelah cocok langsung dibayar dan dapat langsung dipakai saat itu juga. Tentunya harganya relative murah dibandingkan dengan membeli kain lalu jahitin di tukang jahit. Kalalu diamati perkembangan bisnis tukang jahit jarang ada yang sampai besar. Berbeda dengan pabrik konveksi dan mall. Tailor made biasanya dilakukan oleh perusahaan besar “berduit” dan mempunyai sistem yang tidak sama atau ada keunikan tersendiri dengan perusahaan umum lainnya.
Beberapa modul yang dikemas dalam satu paket terdiri dari:
ü Sales/Account Receivable
Sales Order, Delivery Order, Sales Invoice, Sales Return, Customer Receipts
ü Purchase/Account Payable
Purchase Order, Receive Item, Purchase Invoice, Purchase Return, Vendor Payment
ü Item & Inventory
Item, Warehouse, Inventory Adjustment, Item Price Adjustment, Grouping, Item Transfer, dan Job Costing.
ü General Ledger
Company Information, Company Preference, Journal Voucher, General Ledger
ü Cash & Bank
Other Deposit, Other Payments, Bank Transfer, Reconcile, Bank Book
ü Fixed Asset
Fiscal Fixed Asset Type, Fixed Assets Types, Fixed Asset List.
ü Manufacturing (untuk ACCURATE 3 Edisi Enterprise)
Item Standart Cost, Standart Convension Cost, Bill Of Material, Work Order, Work Order Execution, Material Release, Material Adjustment, Product And Material Result, Cancel Production.
Keunggulan ACCURATE
Hampir semua software paket mempunyai karakteristik dan prosedur yag sama, karena yag dibuat berdasarkan hal yang sama yaitu kegiatan dan transaksi perusahaan menghasilkan laporan keuangan perusahaan. Berikut ini adalah alasan mengapa Anda memilih ACCURATEAccounting Software sebagai software akuntansi Anda dibandingkan dengan software paket lainnya :
1. Client Server Technology
2. Multi User dengan tiga tingkat kewenangan yaitu Create, Edit dan Report
3. Multi Currency dengan menghitung otomatis realize & unrealized gain/loss
- Multi Unit dengan tiga tingkat perhitungan unit setiap barang
- Multi Warehouse (Banyak Gudang)
- Multi Discount (Discount Item, Discount Invoice, dan Discount Payments)
- Project & Department ( versi Deluxe Edition dan Enterprise Edition)
- Real Time Processing dengan Backward & Forward Transaction
- Fungsi pilihan tampilan menu dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris
- Perubahan Desain template setiap voucher dan invoice
- Report yang dapat dicustomize (designer) sendiri oleh user jika memahami proses report dengan Fast Report.
- Digit transaksi sampai dengan 15 digit dan dua decimal 920 trilliun (920.000.000.000.000,00).
- Keakuratan perhitungan kuantitas barang sampai dengan 4 desimal.
- Bisa custom financial statement dengan berbagai macam pengelompokan untuk tipe Balance Sheet dan Income Statement.
- Fasilititas Grouping di dalam item yaitu mengelompokkan beberapa barang dalam satu kelompok barang baru dengan tanpa proses penggabungan.
- Fasilitas Job Costing yaitu mengelompokkan barang dalam satu kelompok barang baru dengan proses penggabungan dan dengan nilai cost yang baru.
- Fitur Extract Import yang memungkinkan Anda mengekstrak transaksi penjualan dari perusahaan cabang untuk dikirimkan ke perusahaan pusat.
Client Server
Pada awal tahun 1980-an, hampir semua aplikasi database berjalan pada perangkat komputer stand alone. Kalau ada yang ingin menjalankan aplikasi, mereka harus pergi ke komputer dimana aplikasi itu berada dan menjalankannya hanya dari sana (tempat komputer berada).
Seiring dengan berkembangnya teknologi komputer, demikian juga perkembangan database mengikutinya. Pada pertengahan tahun 1980, aplikasi database berevolusi menjadi multi user. Jadi Anda tidak perlu harus pergi ke tempat komputer berada, Anda dapat melakukan input data dimana saja di komputer yang terhubung dengan jaringan (intranet, LAN, Internet). Bersama dengan database yang tersimpan di file server sehingga semua orang dalam jaringan bisa menjalankan aplikasi yang sama. Sekaligus juga bisa memastikan data untuk semua pengguna sinkron karena hanya ada satu copy database yang tersimpan di file server.
Dari sudut pandang aplikasi, file database yang berada di file server seakan-akan berada di hardisk local. Jika salah satu komputer pengguna memerlukan, misalnya ingin mencari data barang berupa TELEVISI AA, maka aplikasi akan mencari di index file. Berdasarkan informasi yang didapatkan dari index kemudian aplikasi akan menunjukkan tempat di mana informasi mengenai TELEVISI AA bisa didapatkan. Kalau berdasarkan index tidak didapatkan data TELEVISI AA, maka aplikasi akan melakukan pencarian sekuensial (membaca record demi record). Hal ini bukan saja lambat, tetapi membebani jaringan dengan network traffic yang besar. Sampai pada tahun 1990-an ukuran database yang bertambah besar dan jaringan komputer yang semakin besar mulai merevolusi aplikasi database multi user ber-migrasi ke mode client/server. Dari persfektif di atas aplikasi tidak bisa langsung melihat file database, hanya server databasenya saja yang dapat melakukannya. Aplikasi mengerjakan tugas jauh lebih sedikit karena tidak perlu meng-index database. Proses aplikasi terbagi dua, antara server database dan PC lokal sebagai client.
Aplikasi database dalam lingkungan client/server kalau dibandingkan dengan PC dalam jaringan LAN, dimana PC dalam jaringan LAN me-request file dari file server sementara aplikasi client/server me-request data dari server database. Sisi client berupa aplikasi berjalan di PC lokal, sedangkan sisi server berjalan di server database. Masing-masing aktif menjalankan fungsi masing-masing.
Mengapa Client/Server?
Berikut alasan-alasan bagus mengapa ACCURATE mengadopsi teknologi client/server:
· Fleksibilitas
Dibandingkan dengan model desktop database terdahulu yang memaksa Anda menggunakan tools tertentu untuk jenis database tertentu pula. Lingkungan client/server memungkinkan Anda untuk memilih beragam tools yang sesuai untuk memberikan solusi yang diperlukan. Jika Anda memerlukan aplikasi yang komplit, Anda bisa menggunakan Delphi, Visual Basic atau berbagai macam tools yang mendukung server database. Anda bisa menggunakan tools itu tanpa harus membuang database Anda yang lama. ACCURATEAccounting Software dibuat dari bahasa program Delphi.
· Mengurangi Traffic Network
Salah satu komponen yang paling mahal dalam sistem jaringan adalah bandwidth. Semakin banyak user di dalam satu jairngan seiring dengan bertambah besarnya database, usaha untuk melindungi dan me-maintain bandwidth semakin rumit. Sekelompok besar user yang kebetulan bersama-sama melakukan pencarian dari database yang besar melalui jaringan bisa membuat sistem jaringan tersebut HANG. Migrasi ke lingkungan client/server akan mengurangi beban jaringan karena PC client hanya mengirimkan request for data sementara server hanya mengirimkan jawaban yang diperlukan saja, jadi bukan keseluruhan file database yang dikirimkan.
· Kapasitas
Ukuran maksimum sebuah table paradox adalah 256 MB. Sebuah table dalam database client/server dinyatakan dalam satuan GB, bukan lagi MB. Perbandingan 1 GB = 1024 MB.
· Kecepatan
Dengan tabel yang besar, perbedaan kecepatan pencarian data akan semakin signifikan. Contoh : untuk sebuah pencarian menggunakan Paradox pada sistem file server yang membutuhkan waktu 2 menit hanya membutuhkan waktu kurang dari 20 detik menggunakan aplikasi berbasis client/server.
· Skalabilitas
Kebanyakan server database bisa berjalan di multiple platform (Novell, SCO UNIX, VAX, Sun, Linux, Windows NT) sehingga Anda bisa menambah server seiring dengan peningkatan kebutuhan di masa mendatang.
· Integritas dan Keamanan
Salah satu tanggung jawab departemen MIS/EDP adalah melindungi harta perusahaan. Dalam hal ini data dari kehilangan atau dipergunakan oleh orang yang tidak berhak. Adalah sangat sulit dilakukan kalalu ada data tersebut berada di PC lokal masing-masing.
Di lain pihak, pengguna (end user) ingin menggunakan tools yang familiar dengan mereka. Client/server memungkinkan kedua belah pihak (MIS dan end user) memenuhi apa yang diinginkan. End User bisa menggunakan tools yang disukai untuk membaca data, sementara MIS bisa melakukan backup keseluruhan data dari satu tempat, sekaligus membatasi siapa yang boleh membaca, siapa yang boleh mengubah data.
· Bisa diprogram
Server database bisa diprogram. Anda bisa menuliskan aturan bisnis dan memprogram di server database sehingga sebuah aturan yang bersifat umum tidak perlu dituliskan kembali di setiap aplikasi yang dibuat.
· Transaction Control
Kemampuan server database meng-update beberapa tabel sekaligus dan memasikan semuanya sukses terupdate merupakan faktor yang kritis bagi aplikasi database yang kompleks. Kalau ada salah satu tabel yang gagal di update, maka semua yang sudah tercatat dari transaksi terakhir harus dibatalkan dan dikembalikan ke posisi semula. Hanya server database yang mempunyai kemampuan seperti itu.
Borland Delphi
Dari pertama kali ACCURATE dikembangkan, sudah menggunakan bahasa program Borland Delphi. ACCURATE versi 4 dibuat dari Borland Delphi versi 5.0 dimana di versi tersebut memberikan banyak kemudahan dalam membuat program dibandingkan dengan versi sebelumnya.
Firebird?
Dari berbagai pilihan ACCURATE versi 4 memutuskan menggunakan Firebird versi 2. Salah satu server database yang bisa dijalankan dalam berbagai operating system ynag paling populer saat ini, Windows NT, Windows 2000, UNIX dan LINUX. Untuk lingkungan yang lebih kecil, Firebird bisa dijalankan di PC yang berjalan sendiri saja dengan Windows 98, Windows NT, maupun Windows 2000. Firebird juga mempunyai kebijakan OPEN SOURCE, yang berarti user boleh meng-install dan mempergunakan database server Firebird secara cuma-Cuma.
Fast Report?
Dari berbagai pilihan ACCURATE versi 4 memutuskan menggunakan Fast Report dalam desain reportnya. Hal demikian itulah yang menyebabkan harga jual ACCURATE dapat ditekan sampai semurah mungkin.
Multi Currency
Software yang mempunyai fasilitas Multi Currency banyak diburu masyarakat Indonesiasetelah Indonesia terkena krisis ekonomi yang mengharuskan mencatat transaksi dalam mata uang yang tepat, dan dapat diketahui berapa laba/rugi selisih kurs yang ditimbulkan.
Selain untuk mengetahui berapa saldo kas, piutang, dan utang dalam mata uang aslinya juga perlu diketahui berapa saldo kas, piutang, dan utang tersebut jika distandarisasikan dengan mata uang laporan keuangan perusahaan.
ACCURATE Accounting Software memberikan solusi untuk hal tersebut yaitu dengan menghitung otomatis:
ü Realized Gain/Loss Foreign Exchange
Selisih kurs yang diakibatkan dari transaksi real yang benar-benar sudah terjadi perbedaan kursnya pada saat pertama muncul dan pada perubahan transaksi tersebut.
ü Unrealized Gain/Loss Foreign Exchange
Selisih kurs yang diakibatkan oleh proses tutup buku bulanan maupuan tahunan, dimana setiap akhir periode harus disusun laporan keuangan khususnya Balance Sheet. Balance Sheet melaporkan posisi keuangan perusahaan per tanggal disajikan laporan tersebut, sehingga jika ada assets atau liability yang bukan dalam mata uang base currency harus dikurskan pada tanggal neraca. Oleh sebab itu ada perubahan nilai kurs pada awal periode sebelumnya dengan kurs pada akhir periode bersangkutan. Laba/Rugi selisih kurs inilah yang dinamkan Unrealized Gain/Loss Foreign Exchange yaitu laba/rugi yang bersifat semu. Untuk menghitung proses ini Anda tinggal melakukan proses Periodic – Period End untuk bulan yang bersangkutan.
Ada tiga tipe akun yang tetap dicatat dalam mata uang aslinya (foreign currency/valuta asing) juga sudah distandarisasikan dengan mata uang pelaporan (base currency) yaitu : Akun tipe Cash/Bank, Account Receivable (Customer) dan Account Payable (Vendor). Setiap terjadi perubahan terhadap akun ini, ACCURATE secara otomatis menanyakan kurs yang berlaku.
